09 Октября 2024 14:51 09 Окт 2024 14:51 |

Поделиться

Как перейти на налоговый мониторинг и одновременно сменить учетную систему

Но бывает, что с витриной уж определились — а вот учетная система не подходит для интеграции. Например, она не соответствует требованиям ФНС. Или принадлежит иностранному вендору, который больше не поддерживает решение — а значит, систему нельзя обновлять или менять под требования налоговой.

В статье расскажем, можно ли поэтапно внедрять витрину налогового мониторинга и одновременно менять учетную систему. На примере одной из крупных компаний, LAB Industries, разберем, с какими трудностями можно столкнуться при миграции на новую учетную систему и как их решать.

Что такое витрина и как она связана с учетной системой

Суть налогового мониторинга в том, чтобы упростить взаимодействие бизнеса с ФНС. Инспекторы получают постоянный доступ к бухгалтерской и налоговой отчетности, а компания может вовремя исправить недочеты и обойтись без лишних штрафов и проверок.

Есть три варианта перехода на новый режим:

• Предоставить доступ непосредственно в учетную систему, например, в SAP или 1C.
• Подключить отдельную витрину данных для налоговой.
• Передавать данные через оператора телекоммуникационной связи.

Витрина — самый удобный и популярный инструмент, его выбирают 68% компаний. Но с технической точки зрения при внедрении такого ПО у бизнеса могут возникнуть сложности:

• С 2024 года решение должно интегрироваться с «Налог 3» — информационной системой ФНС России: эту настройку тоже предстоит реализовать и отработать.
• Витрина должна соответствовать требованиям безопасности: иметь встроенные средства криптографической защиты информации.
• Витрину нужно правильно внедрить и настроить так, чтобы обмен данными между учетной системой и налоговой происходил без ошибок и сбоев.

С последним пунктом у компаний часто возникают сложности. Например, если в компании планируется перенастройка или замена учетной системы, то быстро внедрить витрину не получится: эти две программы тесно связаны друг с другом.

Отложить вступление в налоговый мониторинг до замены учетной системы и подключения витрины тоже не всегда возможно. У некоторых компаний, например, у компаний-участников СЗПК, есть строгие обязательства по срокам перехода на новый режим. А если бизнес уже в режиме мониторинга, то ему нужно продолжать передачу данных налоговой — нельзя просто взять и перестать делать это из-за отсутствия витрины.

Именно в такой ситуации оказалась LAB Industries. На примере компании расскажем, можно ли поэтапно внедрить витрину и перейти на мониторинг, какие проблемы могут возникнуть и как их решать.

Какие сложности могут возникнуть при смене учетной системы — пример LAB Industries

LAB Industries — один из крупнейших производителей бытовой химии в РФ, бывшее российское подразделение Henkel. Компания находилась в режиме налогового мониторинга с 2019 г. и на протяжении четырех лет поэтапно внедряла новый режим на базе витрины в учетной системе SAP.

Но к 2022 г., когда витрина наконец была полностью готова и настроена, SAP ушел из России. Еще спустя год вендор объявил об отключении ПО в LAB Industries. Для компании это означало штрафы, а, возможно, и утрату налоговых преимуществ — без витрины они не могли бы представить данные к следующему отчетному периоду.

В 2023 г. LAB Industries запустила проект по миграции на VK Tax Compliance. Компании нужно было внедрить витрину фактически при отсутствующей учетной системе. Вот с какими сложностями специалисты VK столкнулись на этом этапе:

• Нужно сохранить исторические данные при импортозамещении

Если компания уже находится в режиме налогового мониторинга, важно не просто мигрировать на новое решение, но и перенести данные за предыдущие периоды. В случае с LAB Industries проект по замещению витрины и учетной системы стартовал в сентябре 2023 г., а ближайшее раскрытие данных должно было произойти в апреле 2024 г. Значит, к этому моменту в витрине уже должны были находиться исторические данные за 2022 и 2023 гг.

• Для замены учетной системы и витрины нужна экспертиза

Миграция и внедрение витрины требует участия целого штата специалистов: консультантов по методологии учета, аналитиков для настройки регистров и отчетности, ИТ-специалистов и DevOps-инженеров. Если система разворачивается в микросервисной архитектуре, то еще и экспертов, которые умеют устанавливать ПО в облаке и в ЦОД заказчика. А еще нужны сотрудники, которые будут общаться с налоговыми инспекторами и держать их в курсе проекта, чтобы в нужный момент налоговики были готовы перейти для проверки данных в новую систему.

В случае с LAB Industries ситуация осложнялась еще и тем, что для замены системы нужна была экспертиза в SAP. Данные выгружались из зарубежной системы, и их было необходимо адаптировать под требования российского налогового учета.

• Замену учетной системы и внедрение витрины приходится проводить параллельно

Риски при такой схеме возрастают многократно, так как на любом этапе могут возникнуть проблемы с интеграцией. При этом, если компания уже находится в налоговом мониторинге, миграция на новую систему должна быть бесшовной — такой, чтобы ФНС четко понимала сроки запуска новой системы, а инспекторы могли видеть в новой витрине те же цифры, что и в старой.

Как поэтапно внедрить витрину и сменить систему

Один из наиболее надежных способов — развернуть витрину, перенести в нее исторические данные, и только затем принимать решение по учетной системе:

• Оставлять кастомизированную систему и адаптировать ее под витрину;
• Полностью менять методологию учета и перестраивать ее на стандартную систему, например, на 1С.

В LAB Industries пошли по первому пути: внедрили витрину мониторинга, чтобы в будущем «переехать» на стандартную 1С. Вот как это было реализовано с помощью VK Tax Compliance.

• Поэтапно перенесли данные и мигрировали на новую витрину

В LAB Industries проект внедрения витрины состоял из четырех этапов:

1. Выгрузка исторических данных из SAP в формате Excel или XML — около 30 дней. Возможность загрузки файловых данных есть не у каждой витрины, но VK Tax Compliance может работать с как файлами, так и с API-интеграцией и загрузкой по шаблонам с помощью 1С-коннектора.
2. Установка витрины в ЦОД, оформление доступов разработчикам и загрузка данных из SAP — еще около 30 дней.
3. Настройка витрины: ролевых моделей, учетных записей, регистров и форм деклараций — полтора месяца.
4. Финальный этап — ввод в промышленную эксплуатацию и обучение сотрудников налогового органа работе с новой витриной — также около 30 дней.

• Сэкономили время и ресурсы

Реализацией проекта в LAB Industries занималась команда сертифицированного интегратора VK. В нее входил руководитель проекта, DevOps-специалист, архитектор и 6 аналитиков, которые участвовали в настройке разных видов налогов. При этом после реализации система не осталась «черным ящиком» для компании. На каждом этапе внедрения сотрудники LAB Industries погружались в процесс, чтобы впоследствии поддерживать и развивать витрину самостоятельно.

• Добавили нужные решения и подготовили витрину к работе с текущей системой

Часто при замене системы или интеграции двух решений нужна техническая отладка: реализация определенной схемы загрузки данных или исправление ошибок. В этом случае вендор может оперативно разработать и выпустить специальный патч для версии продукта, который решал бы такие технические сложности.

Для в VK подготовили такой патч — а еще внедрили модуль СВК, который подсвечивает внутренние риски, настроили запросную систему для коммуникации между налогоплательщиком и налоговым органом и добавили уведомления в интерфейсе и по почте.

Такая кастомизация позволила клиенту уже сейчас полноценно использовать витрину. В будущем, если в LAB Industries решат отказаться от адаптированного решения и перейти на стандартный учет в 1C, достаточно будет перенастроить систему с помощью 1С Коннектора, который поддерживает большую часть налогов и регистров.

Итог — витрину можно внедрять, даже если в компании нет учетной системы или планируется ее замена

В LAB Industires внедрение новой витрины данных заняло около 5 месяцев. При этом окончательного решения по учетной системе и особенностям ее использования пока нет. Но несмотря на это компания сменила витрину и осталась в налоговом мониторинге благодаря возможностям самой витрины:

• VK Tax Compliance позволяет получать данные из файлов и API, поэтому поддерживает и загрузку в новую систему, и перенастройку — а значит, нет необходимости в обязательной интеграции с учетной системой или полной замене витрины в случае миграции на новое ПО.
• Если в компании уже есть учетная система со своими специфическими настройками, витрину можно адаптировать к ней и внедряться с текущими условиями и особенностями.
• Если планируется полная замена, витрину не нужно будет перевнедрять — достаточно перестроить и адаптировать к новому формату с помощью 1С Коннектора.

При этом сам проект по внедрению витрины и замене решений может пройти относительно быстро и не требовать больших ресурсов.

Например, в LAB Industries на реализацию проекта, от установки ПО до финальной отладки работы с налоговой ушло почти 5 месяцев. Довольно оперативно с учетом объема данных и сложности проекта. И хотя работа по донастройке и оптимизации системы ведется до сих пор, уже в апреле 2024 г. заказчик успешно раскрыл данные налоговой на новой витрине.

Как результат, благодаря VK Tax Compliance компания сохранила все преимущества режима налогового мониторинга и может планировать дальнейшую замену учетной системы. Платформу можно настроить под любые особенности бизнеса и масштабировать при росте компании. Кроме того, ей легко управлять: можно предоставлять разные уровни доступа сотрудникам, проверять данные перед отправкой и использовать платформу как корпоративное хранилище.

VK Tax Compliance подходит под все требования налоговой. Продукт сертифицирован Федеральной службой по техническому и экспертному контролю и входит в Реестр отечественного ПО, а его надежность подтверждена независимой оценкой.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка