Спецпроекты

ECM-система в госсекторе: опыт Астраханской области

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе
Российский госсектор – один из основных потребителей ИТ, связанных с повышением эффективности работы. Пример Астраханской области, правительство и муниципальные образования которой внедрили ECM-систему от Directum, показывает, как можно достичь положительных результатов в части взаимодействия чиновников разных уровней между собой.

Повышение эффективности работы органов исполнительной власти – основная задача, реализуемая повсеместно в России в рамках программ информатизации госсектора. В ее рамках в ряде субъектов РФ проведены или находятся в стадии реализации проекты по переводу работы чиновников на безбумажные технологии. С 2008 года такие мероприятия начались в Астраханской области, где используется программное решение от отечественного разработчика ECM-продуктов Directum, внедряемое местными ИТ-компаниями – ГК "Пилот" и "Социальные гарантии". Основной целью, которая преследуется в данном проекте, является автоматизация рабочих процессов структурных подразделений всех органов государственной, исполнительной власти и местного самоуправления в регионе в условиях больших объемов документооборота и многоуровневой структуры самих ведомств.

ECM-система от Directum должна была начать использоваться в более чем 30 структурных подразделениях – министерствах, агентствах и службах - исполнительной власти в Астраханской области, которые обменивались между собой документацией в объемах до 150 тыс. документов в год. Огромный оборот делопроизводства с преобладанием входящих документов (10 тыс. на 1500 исходящих) требовал решения проблем контроля исполнительской дисциплины сотрудников (в том числе, и сокращения сроков согласования), предоставления инструментов для анализа документов, их дальнейшего хранения и организации доступа к имеющейся архивной информации. В конечном итоге в рамках проекта по автоматизации этих процессов требовалось создать единую систему электронного документооборота для всех органов исполнительной власти Астраханской области.

Объем распорядительной документации, 2011-2012

Увеличить


Источник: Администрация губернатора Астраханской области, 2013

Структурно исполнительная власть области представляет собой единую систему из 30 министерств, агентств и служб, а также администрацию губернатора.

Шаги к ЭДО

Проект был разделен на несколько этапов. Сначала в процессе внедрения системы электронного документооборота проводился анализ объемов документации, проходящей через администрацию губернатора. Эта ступень завершилась разработкой проектного решения, позволяющего интегрировать информацию из структурных подразделений исполнительной власти области в единую систему и конвертирующего данные из применяемых в администрации губернатора ИТ-систем в СЭД Directum. Рабочая версия этого решения потребовала разработки также и универсальных маршрутов движения документов согласно специфике проекта. Так, специалистами Directum были созданы модули "Распорядительные документы", "Экспедиция", а также дополнительные справочники "Проекты постановлений и распоряжений", "Граждане" и "Адресная книга", "Архив". Год спустя были доработаны модули "Контроль и исполнение" и "Обращения граждан". В рамках проекта также требовалась адаптация существующих справочников согласно требованиям правительства и администрации губернатора Астраханской области.

Перед разработчиками и внедренцами стояли задачи создания не только системы полностью безбумажного документооборота в части писем, протоколов и обращений, но и унификация порядка работы делопроизводителей, ведение номенклатуры дел согласно нормам ГСДОУ и поддержка безопасности (разграничение прав доступа).

Внедрение затронуло перевод в СЭД следующих структурных подразделений:

  • Приемных: губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя правительства Астраханской области, заместителей председателя правительства Астраханской области;
  • Приемных руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области структурных подразделений администрации губернатора Астраханской области; Управление документационного обеспечения администрации губернатора Астраханской области;
  • Управление по работе с обращениями граждан администрации губернатора Астраханской области;
  • Контрольно-правовое управление администрации губернатора Астраханской области.
Источник: Directum

Всего на данном этапе в СЭД было подключено более 150 пользователей, большая часть из которых прошли специальное обучение на стороне ИТ-интегратора. Кроме того в целях повышения качества кадрового потенциала в индивидуальном порядке было проведено обучение всех руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

Первый этап перевода чиновников на новую систему начался в сентябре 2008 года и завершился зимой 2008/2009 годов, когда в первые дни января 2009 года была произведена конвертация данных из старых ИТ-систем и перенос всего контента в СЭД Directum. К началу промышленной эксплуатации продукта в системе было уже 100 учетных записей сотрудников - как руководителей, принимающих на рассмотрение электронную документацию, так и рядовых исполнителей, адресатов распоряжений и резолюций в безбумажном виде.