Статья

Будут ли ведомства общаться электронно?

Интеграция ИТ в госсекторе
мобильная версия

Вопрос в такой формулировке в 2013 г. едва ли может быть поставлен. Органы госвласти на всех уровнях, от федерального до муниципального, осваивают электронное взаимодействие. СМЭВ, хотя и с задержкой, но все-таки заработала. ФОИВ и регионы регулярно сообщают о количестве реализованных госуслуг и росте числа их потребителей. Но можно ли уже сказать, что в госуправлении наступила эра электронного документооборота? Пожалуй, еще не совсем.

Очень многое еще предстоит сделать. Пожалуй, на сегодняшний день вопрос об электронном взаимодействии госведомств стоит именно так. Еще совсем недавно полностью электронное взаимодействие между органами власти казалось полной утопией. Сегодня это вполне реально. Так, например, Росреестр в плане на 2013 г. ставит задачу исключения своих сотрудников из процесса выдачи выписок из ЕГРП и ГКН. Все запросы, поступающие от «смежников» по СМЭВ или от граждан и профессиональных участников рынка недвижимости, должны будут обрабатываться автоматически. Росреестр сам убеждает суды принимать свои электронные выписки, чтобы окончательно избавиться от бумаги.

Разумеется, остается еще много задач, требующих личного участия госслужащих, где формальный подход не может быть применим. Но и в этом случае взаимодействие между ведомствами может происходить в электронном виде и без лишней волокиты, когда вся переписка ведется только через руководство. Информатизация, чтобы быть эффективной, требует переосмысления бизнес-процессов и устранения ненужных звеньев.

Препятствия на пути к электронному взаимодействию

Среди препятствий на пути к электронному взаимодействию, прежде всего, стоит отметить «человеческий фактор». Сюда можно отнести и недостаточность квалификации конечных пользователей — госслужащих, консерватизм, а иногда и прямой саботаж, поскольку прозрачность, которую несет с собой информатизация часто не на руку чиновникам. Однако, при наличии воли руководства все это преодолимо.

С другой стороны, есть ряд чисто технических проблем, которые требуют решения. Во-первых, во многих госструктурах все еще эксплуатируются устаревшие СЭД или самописные системы, которые не могут быть интегрированы со СМЭВ. Никакого другого рецепта, кроме как перейти на новую систему, в данном случае предложить нельзя. Конечно, и однозначной рекомендации по выбору новой системы тоже дать нельзя, на рынке представлено множество качественных решений от отечественных и западных разработчиков.

В качестве обязательного требования к СЭД для органа власти любого уровня сегодня стоит упомянуть интеграцию со СМЭВ, потому что главным движущим фактором государственной информатизации остается закон 210-ФЗ, обязывающий ведомства общаться электронно. Все ведущие отечественные разработчики, такие как ЭОС, «ДоксВижн», «Директум», «ИнтерТраст», «Логика Бизнеса 2.0», Cognitive Technologies такую интеграцию имеют, это уже стало стандартом де-факто. Позволять разработчикам осваивать новую технологию на своем проекте, по всей видимости, уже не стоит, лучше выбирать из готовых решений.

Эффективность госзакупок СЭД нужно повышать

Проведенное аналитическим отделом Cognitive Technologies в мае 2012 г. исследование позволило подсчитать общий объем средств, потраченных государством на покупку систем электронного документооборота, который составил более 1,7 млрд руб. Анализ основывался на информации, размещенной на сайте zakupki.gov.ru. Всего было проанализировано 465 закупок от 457 заказчиков.

Подавляющее число (53%) респондентов высказались негативно о закупленных системах. Тех, кого полностью или частично устроил приобретенный продукт, было значительно меньше – 17% и 28% соответственно. Около 2% от опрошенных воздержались от конкретного ответа, сославшись то, что внедрили систему совсем недавно.

Внедрение в государственных и муниципальных учреждениях системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента эффективного управления бизнес-процессами предоставления госуслуг позволяет, наряду с автоматизацией деятельности государственных ведомств, также в значительной степени повысить эффективность процессов организации и проведения закупок.

В качестве главного критерия выбора у госзаказчиков с большим отрывом лидирует цена, поскольку это во многом обусловлено требованиями 94-ФЗ. Но и качество продукта нельзя сбрасывать со счетов. В этой ситуации стоит ориентироваться на опыт коллег, которые уже внедрили аналогичные системы.

Популярность СЭД в российских организациях

Источник: IDC, 2012

По данным совместного исследования, проведенного в 2012 г. IDC Россия и компанией «Логика бизнеса 2.0», среди платформ документооборота на российском рынке лидируют IBM Notes/Domino (более 25%), Microsoft SharePoint (около 17%) и EMC Documentum (около 8%). Остальные лидеры Магического Квадрата Gartner по ECM сколько-нибудь заметной роли на российском рынке не играют.

Если же убрать из этого списка «чистые» платформы, в список наиболее популярных СЭД попадают «1С:Документооборот», Directum, «Дело», «Логика ECM.СЭД» (экс-БОСС-Референт), DocVision, “Мотив», «Е1 Евфрат» и LanDocs. Довольно высоко стоит в рейтинге такой временный паллиатив, как собственная разработка (около 8%). Отдаваемое компаниями-респондентами предпочтение платформам может означать, что СЭД-функционал не слишком сильно востребован в данных организациях – им просто надо хоть как-то управляться с вопросами обработки неструктурированной информации. Но острота этой проблемы имеет свойство только нарастать, так что подход «хоть как-то» долгосрочным быть не может.

Электронный архив в ИТ-ландшафте

Задача автоматизации документооборота неразрывно связана с созданием электронного архива. Но считать электронный архив лишь местом ссылки документов, активная жизнь которых в документообороте уже закончилась, было бы слишком узко. На самом деле сфера применения технологии электронного архива значительно шире.

Особенно не стоит недооценивать значимость архива в электронном взаимодействии – пожалуй, большинство запросов по СМЭВ касается различных выписок и справок, т. е. относится к уже обработанным документам, которые, скорее всего, уже давно сданы в архив.

Архитекторам ведомственных информационных систем при выборе платформы электронного архива следует учитывать различные варианты ее использования. Во-первых, она необходима для автоматизации архива как структурного подразделения организации, включая создание собственно электронного хранилища документов, ведения номенклатуры дел и архивного делопроизводства (составление описей, путеводителей, выписок и т. д.) Важным также является контроль сроков хранения документов в архиве и поддержка процедур уничтожения документов и экспертизы ценности.

Во-вторых, такое решение служит для долгосрочного и систематизированного хранения самой различной цифровой информации — фотографий, звукозаписей, исходных кодов программ, копий веб-страниц, чертежей, геодезических данных, и т. д. Фактически, здесь мы говорим о специализированных фондах, которые могут не попадать под действие закона 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», но, тем не менее, быть важными для деятельности организации.

Станислав Макаров