Спецпроекты

Что вы должны знать про BPM

Бизнес Телеком Интернет Интеграция ИТ в банках ИТ в госсекторе Ритейл Маркет

В настоящее время коммерческие организации способны развиться до многоуровневой системы, контроль которой требует больших затрат ресурсов времени и памяти. Именно поэтому многочисленные бизнес-структуры переходят на процессное управление. Нередко возникают затруднения с пониманием, что такое BPM и каковы его функции. В этом вопросе постараемся разобраться ниже.

Что такое BPM

BPM — это принцип контроля за работой организации, когда каждый отдельный процесс рассматривается как ресурс предприятия, который постоянно дорабатывается и совершенствуется. При этом упор делается на прозрачность и понятность, которая достигается благодаря применению формальных нотаций или программного обеспечения.

Если обобщить, то подобный подход означает, что коллективу или отдельному специалисту предоставляется четкая методология по решению конкретной задачи. То есть, BPM — это непосредственное управление последовательностью действий.

Для реализации подобного подхода необходимо:

  1. Сделать подробное описание самого бизнес-процесса;
  2. Добавить его в арсенал коллектива или рабочего места;
  3. Назначить управляющих — стек-холдеров, ответственных за проведение всех алгоритмов.

При этом важно понимать, что проведение процесса может происходить как вручную, так и с внедрением систем программной автоматизации. BPMS — информационная система, настроенная на выполнение и контроль за бизнес-процессами. Пользователю такой оболочки достаточно будет включить выполнение процедуры, подходящей по описанию поставленной задаче.

Стоит учитывать также, что переработка зафиксированных алгоритмов — важная составляющая часть BPM. На основе анализа продуктивности, процесс может совершенствоваться, переживая как ухудшения, так и улучшения. При этом для изменения задействуются децентрализованные системы отдельных рабочих групп.

Абсолютно все регулярные и нерегулярные процессы можно автоматизировать при помощи BPMS. В основном такой подход применим, когда подразумевается многократное выполнение одной и той же процедуры. В настоящее время существует много вариантов готовых оболочек для ведения бизнес-процессов. К примеру, подобный продукт есть у Террасофт, Docsvision, ELMA, K2 и других.

История появления и развития BPM-систем

Идея рассмотреть бизнес как набора повторяемых процессов возникала достаточно давно, однако первые труды в этом направлении датируются началом ХХ века. Ф. Тейлор вместе с единомышленниками разработали принципы реинжиниринга промышленности. Хотя их работа больше относится к ручному труду, многие принципы BPM зародились именно тогда.

Следующий шаг в развитии управления бизнес-процессами сделала Япония. Находясь в состоянии послевоенного упадка, она приняла на вооружение переработанные методологии усовершенствования процессов по Тэйлору.

Такой подход к управлению был использован и улучшен в компании Toyota. На его основе разработана их фирменная система TPS, построенная на статистической аналитике и непрерывном изменении алгоритмов без задействования центральной управленческой группы.

Следующий всплеск в развитии технологии управления бизнес-процессами начался в 90-х годах, когда General Electric стали развивать и внедрять разработанный Motorola в 80-х принцип «шести сигм».

Испытывающие период застоя и сильную конкуренцию со стороны Японии, западные компании, также принялись за реинжиниринг в 90-х. В результате были внедрены следующие основные нововведения:

  • Использование кардинальных изменений вместо постепенных;
  • Переход к более широким групповым бизнес-процессам;
  • Постановка завышенных целей;
  • Внедрение информационных технологий и переход на BPMS.

Предприятия начали делать первые шаги по применению BPM в решении таких задач как работа с клиентами и управление заказами.

Функции, которые выполняет BPM сегодня, и их влияние на бизнес

Зачастую лучше всех видит необходимость доработки алгоритма решения задач тот, кто сталкивается с ними лицом к лицу. Именно поэтому использование методологии BPM для ведения бизнеса позволяет достичь следующие цели:

  • Приспосабливаемость. Будучи лично знакомым с проблемами, возникающими в ходе выполнения конкретного процесса, рабочий коллектив может определить оптимальные алгоритмы их предотвращения.
  • Скорость. Наработанные методы проведения процессов позволяют сократить время, затрачиваемое на их выполнение.
  • Мониторинг. Применение анализа и статистики для доведения результатов до желаемых показателей.
  • Повышение качества. Проверенные алгоритмы выполнения задач приводят к стабильному качеству результатов работы.

Помимо перечисленного, компания может преследовать собственные цели. К примеру, сокращение и оптимизация штата за счет автоматизации выполнения процессов. К таким относят регистрацию, заполнение потребительских карточек или подобные задачи, которые приходится выполнять по несколько раз каждый день.

Пример схемы бизнес-процесса обработки входящего звонка

Принцип работы современных систем процессного ведения бизнеса заключается в выполнении 4 основных функций:

  1. Моделирование;
  2. Исполнение;
  3. Мониторинг;
  4. Изменение.

Изначально процесс, требующий автоматизации, моделируется графически или с помощью соответствующего языка нотаций — BPMN. После подробного описания алгоритма, рабочая группа может приступать к его исполнению. В некоторых вариантах выполнение проводит ИТ-система. Программа самостоятельно выводит нужные решения и распределяет информацию по сотрудникам.

Мониторинг позволяет выявлять и контролировать работу на разных этапах. Как указывалось выше, при обнаружении путей улучшения процессов, последовательность действий изменяется.

Перспективы развития BPM-систем

Если сравнивать BPM с другими распространенными корпоративными решениями, то технология управление бизнес-процессами более подвержена влиянию трендов. К примеру, можно отметить смещение в сторону роботизации и симбиоза с системами искусственного интеллекта. Программы берут под свой контроль выполнение рутинных задач, при этом BPMS способны выстраивать логические цепочки, накапливать данные и самостоятельно находить новые решения.

Задействование принципов машинного обучения позволит уйти от привычных панелей индикаторов, отображающих информацию о процессах, которые уже произошли. Вместо этого система сможет прогнозировать результативность с почти 100% вероятностью.

Наряду с этим повышается востребованность к упрощенным способам взаимодействия с человеком. Использование интуитивно понятного интерфейса и принципов low-code (программирование, не требующее знаний сложного языка) позволят упростить процесс обучения специалистов.

Вместе с новыми направлениями развития BPMS можно отследить и более привычные тенденции. Так, сохранился принцип многонаправленности и трансформации. Каждый отдельный потребитель нуждается в решении своих задач, поэтому система должна уметь подстраиваться под требуемые цели.

Также прослеживается и дальнейшее перемещение BPMS на облачные ресурсы. По прогнозам специалистов, десктопные аналоги могут исчезнуть уже в ближайшем будущем. Сказывается распространение интернет-технологий и носимых гаджетов.

В число перечисленных направлений сфер развития можно добавить тенденцию к постепенному преобразованию BPM из системы автоматизации отдельных процессов в общую платформу, способную интегрировать прочие корпоративные решения. Благодаря этому основные принципы процессного управления позволят сделать бизнес гибким, отзывчивым на внешние факторы и, как результат, более прибыльным.