Спецпроекты

Как автоматизировать документооборот на расстоянии

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе
Проекты по автоматизации документооборота сегодня активно ведутся в государственных органах по всей стране и на всех уровнях. Не является исключением и региональная власть. Так, в начале 2013 года в Администрации города Куйбышев (Новосибирская область) была внедрена система компании ЭОС - СЭД "Дело" Проектом занимался партнер ЭОС, компания "КС-Консалтинг". Ключевой особенностью стала работа по "удаленной схеме", что позволило заказчику получить большую экспертизу и сэкономить средства.

До начала реализации проекта учет всех входящих документов в Администрации города Куйбышев осуществлялся традиционным образом в бумажных журналах регистрации. По словам Анастасии Сергеевой, ведущего специалиста отдела внедрения компании "КС-Консалтинг", эти же журналы использовались для контроля, и учет исходящих документов проводился в таблице Excel. Реестры отправки документов формировались при помощи выборки нужных записей из журнала.

Для того чтобы идти в ногу со временем, в Администрации города Куйбышев было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор же в пользу СЭД "Дело", продукта компании ЭОС, был сделан заказчиком по нескольким причинам. Во-первых, указанная СЭД имеет очень большое распространение на территории России и, по оценке компании, фактически уже является отраслевым стандартом для автоматизации документооборота. Только на территории Новосибирской области более 70 организаций используют систему "Дело" для ведения электронного документооборота и управления корпоративной документацией. В частности, пользователями системы в Новосибирской области являются областное Законодательное Собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов и многие другие госорганы.


Основной особенностью автоматизации документооборота при помощи СЭД "Дело" в Администрации Куйбышева стало то, что большая часть работ происходила по "удаленной схеме"

Еще одним, если не главным аргументом в пользу СЭД "Дело" стало то, что в конфигурации "из коробки" система уже имеет все функции, необходимые для документооборота в государственных структурах, а также полностью соответствует ГОСТам отечественного делопроизводства. Заказчики также отметили, что система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже неопытным пользователям.

Реализация проекта проводилась специалистами регионального партнера ЭОС, компании "КС-Консалтинг". Основными процессами, которые потребовали автоматизации, были регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, отслеживание сроков исполнения контрольных документов, а также формирование реестров отправки корреспонденции.

Стартовал проект в середине января текущего года и был завершен в начале февраля. Основными этапами проекта стали, во-первых, обследование документооборота, которое включало анализ нормативных документов, сбор информации об особенностях учета и движения документов в Администрации. Далее был проведен анализ информации и настройка базы данных. Третьим этапом стало обучение работе с СЭД "Дело" специалиста заказчика и корректировка настроек.

"Фишка" проекта

Основной особенностью автоматизации документооборота при помощи СЭД "Дело" в Администрации Куйбышева стало то, что большая часть работ происходила по "удаленной схеме". В частности, дистанционно проводились информационное обследование и подготовка к настройке системы. Сбор информации осуществлялся по электронной почте и телефону.

Дистанционный способ работы интегратора и заказчика в рамках проекта дал удачные результаты также и потому, что делопроизводство в администрациях муниципальных образований ведется по унифицированным правилам, а компания "КС-Консалтинг" реализовала уже десятки проектов для госорганов различного уровня.

В итоге в проекте были задействованы всего два специалиста отдела внедрения компании "КС-Консалтинг". За счет специфики реализации наибольшее значение приобрел подготовительный этап. Он заключался в изучении специалистами "КС-Консалтинг" нормативных документов заказчика (инструкция по делопроизводству, сводная номенклатура дел, структура Администрации, а также список пользователей с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них).

После этого специалисты отдела внедрения разработали анкету, благодаря которой была получена наиболее актуальная информация по ситуации, сложившейся у заказчика в работе с документами.

"Во время заполнения анкеты специалисты "КС-Консалтинг" консультировали ответственных сотрудников организации клиента по телефону. В дальнейшем анкета и вся собранная в ходе обследования информация были обработаны и проанализированы. Все нюансы решались в оперативном режиме. Безусловно, при проведении обследования удаленно есть свои сложности. Когда специалист отдела внедрения приезжает на обследование в организацию, обе стороны понимают ограниченность времени на сбор информации, откладывают текущие дела и оперативно готовят все необходимые данные. Когда же все осуществляется по "удаленной схеме" (без физического присутствия специалистов внедряющей компании), сотрудники организации-клиента не всегда готовы отвлечься от текущей работы", - говорит Анастасия Сергеева.

Обучение работе с СЭД "Дело" специалиста заказчика (системного технолога СЭД Администрации Куйбышева) проходило на территории "КС-Консалтинг" в Барнауле. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучению пользователей были возложены на сотрудника организации клиента, специалистами отдела внедрения "КС-Консалтинг" был проведен расширенный трехдневный курс обучения, по окончании которого специалист из . администрации МО города Куйбышева получил сертификат.

Персона месяца

Власти Петербурга переходят на рыночную модель цифровизации

Денис Чамара

ИТ-директор Санкт-Петербурга

Стратегия месяца

Мы отказываемся от лоскутной автоматизации

Валерий Дьяченко

ИТ-директор «Мечела»